Przy umowie o pracę standardowe koszty uzyskania przychodu wynoszą 250 zł miesięcznie, czyli maksymalnie 3000 zł rocznie. Jeśli mieszkasz w innej miejscowości niż zakład pracy i spełniasz ustawowe warunki, możesz stosować 300 zł miesięcznie, czyli do 3600 zł rocznie. KUP pomniejszają dochód przed obliczeniem podatku i co do zasady nie wymagają zbierania faktur.
Ile wynoszą KUP przy umowie o pracę?
Koszty uzyskania przychodu są zryczałtowaną kwotą odejmowaną od przychodu przed obliczeniem dochodu i zaliczki na podatek. Przy umowie o pracę stosuje je pracodawca podczas naliczania wynagrodzenia. Nie są zwrotem faktycznych wydatków, dlatego przy zwykłym ryczałcie nie przedstawiasz rachunków za paliwo, bilety ani inne koszty.
Wysokość KUP zależy przede wszystkim od miejsca zamieszkania, liczby stosunków pracy oraz liczby miesięcy, w których uzyskujesz przychód z etatu. Kwoty dotyczą także stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy i pracy nakładczej.
Limity KUP zależnie od etatu i miejsca zamieszkania
| Sytuacja | Miesięcznie | Roczny limit |
|---|---|---|
| Jeden etat, miejsce zamieszkania w miejscowości zakładu pracy | 250 zł | 3000 zł |
| Jeden etat, miejsce zamieszkania poza miejscowością zakładu pracy | 300 zł | 3600 zł |
| Więcej niż jeden etat, miejsce zamieszkania w miejscowości zakładu pracy | 250 zł za stosunek pracy | 4500 zł |
| Więcej niż jeden etat, miejsce zamieszkania poza miejscowością zakładu pracy | 300 zł za stosunek pracy | 5400 zł |
Limity roczne dotyczą łącznych kosztów z wszystkich etatów. Przykładowo, kilku pracodawców może wykazać w informacjach PIT-11 kwotę przekraczającą limit, ponieważ każdy z nich nalicza KUP oddzielnie. W zeznaniu rocznym trzeba wtedy ograniczyć koszty do właściwej kwoty ustawowej.
Kiedy przysługują wyższe KUP i jak zgłosić je pracodawcy?
Podwyższone koszty w wysokości 300 zł miesięcznie możesz stosować za miesiące, w których łącznie spełniasz następujące warunki:
- Mieszkasz na stałe lub czasowo w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy.
- Nie otrzymujesz dodatku za rozłąkę.
- Pracodawca nie zwraca Ci kosztów dojazdu w sposób wyłączający prawo do podwyższonych KUP.
- Uzyskujesz przychód ze stosunku pracy w danym miesiącu.
Oświadczenie o spełnieniu warunków możesz złożyć na formularzu PIT-2, w systemie kadrowym albo na druku stosowanym przez pracodawcę. Pracodawca powinien uwzględnić je najpóźniej od miesiąca następującego po jego otrzymaniu. Oświadczenie pozostaje skuteczne do czasu zmiany okoliczności lub jego wycofania. Po przeprowadzce do miejscowości zakładu pracy trzeba poinformować o tym pracodawcę.
Nie musisz udowadniać liczby przejazdów ani przedstawiać biletów, jeżeli korzystasz z ustawowego ryczałtu. Jeśli nie złożysz oświadczenia w trakcie roku, pracodawca zwykle zastosuje 250 zł miesięcznie. Wyższe koszty możesz wtedy wykazać samodzielnie w zeznaniu rocznym, wpisując prawidłową kwotę zamiast wartości wynikającej z PIT-11.
Kiedy rozliczyć faktyczne koszty biletów okresowych?
Jeżeli rzeczywiste wydatki na dojazdy są wyższe niż roczny limit KUP, możesz w zeznaniu rocznym zastosować faktyczne koszty. Dotyczy to jednak wyłącznie określonych biletów i nie pozwala na łączenie ryczałtu z wydatkami.
Aby rozliczyć bilety, postępuj w następujący sposób:
- Sprawdź, czy dojeżdżałeś transportem autobusowym, kolejowym, promowym albo komunikacją miejską.
- Upewnij się, że bilety są imienne i okresowe, na przykład miesięczne.
- Zachowaj bilety jako dokument potwierdzający poniesione wydatki.
- Wpisz ich łączną wartość w zeznaniu rocznym PIT-37 lub PIT-36, jeżeli przekracza właściwy limit ryczałtowych KUP.
Pracodawca nie rozlicza takich wydatków w miesięcznych zaliczkach. Bilety jednorazowe, rachunki za paliwo i przejazdy taksówką nie spełniają tego warunku. Nie możesz też jednocześnie wykazać ryczałtu i pełnej wartości biletów. Bilety zastępują ryczałt, a nie zwiększają go.
Kiedy KUP nie przysługują albo są ograniczone?
Koszty odnoszą się do przychodu ze stosunku pracy, dlatego nie nalicza się ich w każdej sytuacji związanej z zatrudnieniem:
- Za miesiąc urlopu bezpłatnego, jeżeli nie uzyskałeś w nim przychodu z etatu.
- Od zasiłku chorobowego lub innego zasiłku z ubezpieczenia społecznego.
- Gdy pracodawca zwraca koszty dojazdu i zwrot nie został doliczony do opodatkowanego przychodu.
- Drugi raz w tym samym miesiącu, gdy otrzymujesz kilka wypłat z tego samego stosunku pracy.
Podstawowe KUP pracownicze nie są tym samym co 50-procentowe koszty autorskie. Te drugie dotyczą wynagrodzenia za korzystanie z praw autorskich lub ich przeniesienie i wymagają spełnienia odrębnych warunków.
Najważniejsze jest sprawdzenie miejsca zamieszkania, liczby etatów oraz kwoty wykazanej w PIT-11. Jeśli spełniasz warunki do wyższych KUP, złóż PIT-2 pracodawcy, a gdy nie zrobiłeś tego w trakcie roku, uwzględnij prawidłową kwotę w zeznaniu rocznym.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W przypadku nietypowej sytuacji rozliczenie warto skonsultować z doradcą podatkowym.
