Zaległy urlop wypoczynkowy trzeba udzielić najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, za który przysługuje. Ten termin dotyczy rozpoczęcia urlopu, a nie jego zakończenia. Jeśli urlop zacznie się 30 września, może trwać także w październiku. Niewykorzystane dni nie przepadają automatycznie 1 października, lecz roszczenie o ich udzielenie przedawnia się co do zasady po 3 latach.
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
Zasada wynika z art. 168 Kodeksu pracy. Urlop niewykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, staje się urlopem zaległym i powinien zostać udzielony do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przykładowo, dni pozostałe z 2025 roku trzeba rozpocząć najpóźniej 30 września 2026 roku.
Nie trzeba zakończyć całego wypoczynku przed tą datą. Wystarczy, że pierwszy dzień urlopu przypadnie najpóźniej 30 września. Dlatego kilkudniowy urlop może trwać również w październiku. Błędne jest natomiast założenie, że pracownik może bez uzgodnienia przesunąć zaległy urlop na listopad.
Zaległy urlop wykorzystuje się w pierwszej kolejności, przed urlopem przysługującym za bieżący rok. Takie podejście potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 9 maja 2013 r., sygn. akt II PK 199/12.
Najważniejsze zasady dotyczące terminu i kolejności urlopu są następujące:
- 30 września jest ostatnim dniem na rozpoczęcie zaległego urlopu.
- Termin dotyczy urlopu z poprzedniego roku kalendarzowego.
- Zaległy urlop powinien poprzedzać urlop bieżący.
- Przekroczenie 30 września nie powoduje automatycznego wygaśnięcia prawa do urlopu.
Czy pracodawca może narzucić termin zaległego urlopu?
Tak. Pracodawca ma obowiązek dopilnować udzielenia zaległego urlopu, a w razie potrzeby może jednostronnie wyznaczyć termin jego rozpoczęcia. Zgoda pracownika nie jest w takim przypadku konieczna. Wynika to z art. 168 Kodeksu pracy oraz utrwalonego orzecznictwa Sądu Najwyższego.
W praktyce strony mogą wcześniej uzgodnić termin wypoczynku albo uwzględnić go w planie urlopów. Jeżeli pracownik nie składa wniosku, zwleka z wyborem daty lub zbliża się koniec września, pracodawca może wskazać termin samodzielnie. Pracownik powinien wtedy stawić się na urlopie, nawet jeśli data nie odpowiada jego prywatnym planom.
To uprawnienie nie oznacza, że pracodawca może dowolnie odwołać już rozpoczęty urlop lub zastąpić wypoczynek pracą. Chodzi o wyznaczenie terminu wykorzystania zaległych dni w celu wykonania ustawowego obowiązku.
30 września a przedawnienie urlopu – jaka jest różnica?
Te dwa terminy pełnią różne funkcje. 30 września wyznacza termin, w którym pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu. Nie jest to data, po której dni wolne natychmiast znikają. Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenie ze stosunku pracy, w tym roszczenie o udzielenie urlopu, przedawnia się po 3 latach od dnia, w którym stało się wymagalne.
W przypadku zaległego urlopu przyjmuje się, że bieg tego terminu rozpoczyna się 30 września roku następującego po roku nabycia prawa do urlopu. Poniższe zestawienie pokazuje tę zasadę na przykładach:
| Rok nabycia urlopu | Termin rozpoczęcia do 30 września | Data przedawnienia |
|---|---|---|
| 2023 | 30 września 2024 r. | 30 września 2027 r. |
| 2024 | 30 września 2025 r. | 30 września 2028 r. |
| 2025 | 30 września 2026 r. | 30 września 2029 r. |
Przedawnienie nie oznacza, że pracodawca może z góry planować wykorzystanie urlopu po terminie. Do 30 września nadal powinien udzielić zaległych dni, a po tej dacie może ponosić odpowiedzialność za naruszenie przepisów. Trzyletni okres stanowi natomiast granicę dochodzenia roszczenia, a nie dodatkowy termin na swobodne planowanie urlopu.
Jakie są konsekwencje nieudzielenia zaległego urlopu?
Nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Na podstawie art. 282 § 1 Kodeksu pracy pracodawcy może grozić grzywna od 1000 do 30 000 zł. Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować przestrzeganie tych obowiązków.
Grzywna dotyczy naruszenia obowiązków pracodawcy. Sam fakt, że pracownik nie rozpoczął urlopu do 30 września, nie oznacza automatycznie, że pracodawca ponosi winę.
Odpowiedzialność może być wyłączona, gdy obiektywna przeszkoda uniemożliwiła wykorzystanie urlopu, a pracodawca nie miał realnej możliwości udzielenia go w terminie. Przykładem może być długotrwała choroba pracownika lub inna usprawiedliwiona, długotrwała nieobecność. W takich sytuacjach urlop nie przepada, lecz zostaje udzielony po ustaniu przeszkody.
Znaczenie mają także okoliczności, z powodu których urlop nie został wykorzystany. Pracodawca powinien monitorować pulę zaległych dni, przypominać o konieczności ich wykorzystania i – gdy jest to potrzebne – wyznaczyć termin urlopu. Nie może natomiast zastąpić urlopu wypłatą pieniędzy, gdy stosunek pracy nadal trwa. Ekwiwalent pieniężny przysługuje co do zasady dopiero przy rozwiązaniu albo wygaśnięciu umowy o pracę, gdy wykorzystanie urlopu w naturze nie jest już możliwe.
Najbezpieczniej zaplanować zaległe dni odpowiednio wcześniej i uzgodnić ich termin z pracodawcą. Urlop pozostaje prawem pracownika, ale jego udzielenie jest również obowiązkiem pracodawcy, dlatego odkładanie go do ostatnich dni września może zakończyć się terminem narzuconym jednostronnie.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu z pracodawcą warto skonsultować sytuację z prawnikiem lub Państwową Inspekcją Pracy.
