Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracodawca co do zasady musi wydać w dniu ustania stosunku pracy. Nie może uzależnić tego od rozliczenia pracownika, zwrotu sprzętu ani podpisania karty obiegowej. Dokument potwierdza przebieg zatrudnienia i zawiera informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz ubezpieczeniowych. Zasady jego wydawania określa art. 97 Kodeksu pracy.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Obowiązek dotyczy rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, niezależnie od tego, czy pracownik był zatrudniony na okres próbny, czas określony czy czas nieokreślony. Pracownik nie musi składać wniosku, jeżeli zatrudnienie u danego pracodawcy kończy się definitywnie.
Termin zależy od tego, czy strony planują szybko nawiązać kolejny stosunek pracy:
| Sytuacja | Termin wydania | Uwagi |
|---|---|---|
| Ustanie stosunku pracy i brak planu kolejnej umowy | W dniu ustania zatrudnienia | Dotyczy rozwiązania i wygaśnięcia umowy. |
| Obiektywna niemożność wydania dokumentu tego dnia | W ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy | Pracodawca wysyła dokument pocztą albo doręcza go w inny sposób. |
| Kolejny stosunek pracy u tego samego pracodawcy w ciągu 7 dni | W ciągu 7 dni od wniosku pracownika | Bez wniosku świadectwo może zostać wydane po zakończeniu kolejnego zatrudnienia. |
Siedmiodniowy termin nie jest ogólną regułą pozwalającą zawsze zwlekać z wydaniem dokumentu. Jeżeli pracodawca nie może wręczyć świadectwa pracownikowi ani osobie przez niego upoważnionej z przyczyn obiektywnych, powinien wysłać je lub doręczyć w inny sposób w ciągu 7 dni.
W przypadku kontynuacji zatrudnienia w ciągu 7 dni pracownik może w każdym czasie złożyć papierowy albo elektroniczny wniosek o wydanie świadectwa za poprzedni okres lub za wszystkie okresy, za które dokumentu dotąd nie wydano. Pracodawca ma wtedy 7 dni na jego wydanie.
Wydania świadectwa nie wolno uzależniać od zwrotu laptopa, samochodu, telefonu, odzieży roboczej ani od uregulowania innych rozliczeń. Ewentualne roszczenia pracodawca może dochodzić odrębnie.
Co musi zawierać świadectwo pracy?
Treść dokumentu wynika z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Powinny znaleźć się w nim obiektywne informacje dotyczące zatrudnienia i uprawnień pracownika, a nie ocena jego pracy. W szczególności świadectwo obejmuje:
- okres lub okresy zatrudnienia oraz rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska i wymiar czasu pracy
- tryb rozwiązania umowy albo okoliczności jej wygaśnięcia, wraz z informacją wymaganą przez przepisy
- informacje o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym oraz innych urlopach i uprawnieniach, między innymi bezpłatnym, ojcowskim, rodzicielskim i wychowawczym
- liczbę dni, za które w roku ustania zatrudnienia pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy
- informację o wykorzystaniu zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego
- informację o wykorzystanych dniach okazjonalnej pracy zdalnej
- okresy nieskładkowe, odbytą służbę wojskową oraz okres pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, jeżeli mają znaczenie dla uprawnień pracownika
- informację o zajęciu wynagrodzenia za pracę, jeżeli takie zajęcie występuje
Informacje o urlopie opiekuńczym, zwolnieniu z powodu siły wyższej i okazjonalnej pracy zdalnej są uwzględniane w świadectwie na podstawie zmian obowiązujących od maja 2023 roku. Na żądanie pracownika dokument może zawierać także informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia, uzyskanych kwalifikacjach albo przywróceniu do pracy, jeżeli przepisy przewidują taką możliwość.
Świadectwo pracy nie jest referencją. Nie powinno zawierać opinii o wydajności, wynikach, zachowaniu ani przydatności pracownika. Nie służy też do wpisywania kar porządkowych ani opisowych ocen przyczyn zakończenia zatrudnienia.
Jak sprostować błędne świadectwo pracy?
Jeżeli dokument zawiera nieprawidłowy okres zatrudnienia, wymiar etatu, tryb rozwiązania umowy albo błędne dane dotyczące urlopów, pracownik może żądać jego sprostowania. Procedura wygląda następująco:
- Złożenie wniosku – pracownik składa do pracodawcy wniosek o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy.
- Rozpatrzenie wniosku – pracodawca ma 7 dni na uwzględnienie wniosku i wydanie nowego dokumentu albo na pisemną odmowę.
- Postępowanie przed sądem pracy – po odmowie pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania, w terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie.
- Wydanie poprawionego dokumentu – jeżeli sąd uwzględni żądanie, pracodawca wydaje świadectwo zgodne z orzeczeniem w terminie wynikającym z przepisów.
Pracodawca może również sam zauważyć błąd i skorygować świadectwo. Powinien poinformować o tym pracownika oraz wydać nowy dokument oznaczony jako sprostowanie. Przyczyny i zakres zmian przekazuje się w odrębnym piśmie.
Jakie są konsekwencje niewydania świadectwa?
Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na pracodawcę grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł.
Pracownik może także dochodzić przed sądem odszkodowania, jeżeli z powodu braku dokumentu albo błędów w jego treści poniósł szkodę, na przykład nie został zatrudniony lub nie uzyskał świadczenia dla bezrobotnych. Odszkodowanie może odpowiadać wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy, maksymalnie za 6 tygodni.
Najważniejsza zasada jest prosta: świadectwo pracy należy wydać w dniu ustania zatrudnienia, a rozliczenia z pracownikiem prowadzić niezależnie od tego obowiązku. Błędy w dokumencie można sprostować, ale wymagają zachowania krótkich, ustawowych terminów.
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W sprawach spornych dotyczących świadectwa pracy warto skonsultować się z prawnikiem lub Państwową Inspekcją Pracy.
