Wniosek o urlop rodzicielski składa się co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem urlopu. Jeżeli ma on obejmować urlop rodzicielski wykorzystywany bezpośrednio po macierzyńskim, można złożyć go „z góry” – nie później niż w ciągu 21 dni od porodu. Dokument kieruje się do pracodawcy w formie papierowej albo elektronicznej.
Terminy składania wniosków o urlopy związane z rodzicielstwem
Termin zależy od rodzaju urlopu. Zestawienie najczęściej stosowanych zasad przedstawia tabela:
| Rodzaj urlopu | Termin złożenia wniosku |
|---|---|
| Urlop macierzyński | Zasadniczo prawo powstaje automatycznie w dniu porodu. Wniosek jest potrzebny, jeżeli urlop ma rozpocząć się przed porodem, maksymalnie 6 tygodni wcześniej. |
| Urlop rodzicielski | Co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem urlopu albo do 21 dni po porodzie przy wniosku „z góry” o korzystanie bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. |
| Urlop ojcowski | Co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem urlopu. |
| Urlop wychowawczy | Co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem urlopu. |
Podstawę zasad stanowią przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenie dotyczące wniosków związanych z uprawnieniami rodzicielskimi i dokumentów do nich dołączanych.
Wniosek „z góry” i „z dołu”
Wniosek „z góry” składa się w ciągu 21 dni od porodu. Dotyczy on korzystania z urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, w pełnym przysługującym wymiarze. Ten tryb pozwala zaplanować ciągłą nieobecność po porodzie.
Wniosek „z dołu” składa się co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu. Może dotyczyć całego urlopu rodzicielskiego albo tylko jego części, także części wykorzystywanej po przerwie od pracy. Tę formę stosuje się również wtedy, gdy z urlopu korzysta drugi rodzic.
Termin 21 dni jest terminem minimalnym. Przepisy nie wykluczają złożenia wniosku wcześniej, o ile dokument wskazuje konkretny okres urlopu i spełnia wymagania formalne.
Gdzie i jak złożyć wniosek?
Wniosek składa się pracodawcy, najczęściej w dziale kadr, u bezpośredniego przełożonego albo w innym miejscu wskazanym w procedurach obowiązujących w zakładzie pracy. Można przekazać go w postaci papierowej lub elektronicznej. Przy wysyłce elektronicznej warto korzystać z firmowego systemu, służbowego adresu e-mail albo innego kanału, który pozwala potwierdzić datę doręczenia.
Do wniosku o urlop rodzicielski co do zasady dołącza się dokumenty potwierdzające urodzenie dziecka oraz informacje o korzystaniu z urlopu lub zasiłku za okres odpowiadający urlopowi przez drugiego rodzica. W zależności od sytuacji mogą być potrzebne:
- odpis skrócony aktu urodzenia dziecka albo dokument zagraniczny potwierdzający urodzenie,
- oświadczenie dotyczące tego, czy drugi rodzic korzysta z urlopu rodzicielskiego lub zasiłku za odpowiadający mu okres,
- zaświadczenie lekarskie wymagane przy wniosku o urlop w zwiększonym wymiarze, jeżeli dotyczy danej sytuacji.
Treść wniosku powinna wskazywać między innymi rodzaj urlopu, jego wymiar, okres korzystania oraz dane pracownika i dziecka. Przy składaniu dokumentów papierowych warto zachować kopię z potwierdzeniem wpływu. W przypadku dokumentu elektronicznego należy zachować potwierdzenie wysłania lub doręczenia.
Czy wniosek o urlop rodzicielski chroni przed wypowiedzeniem?
Złożenie prawidłowego wniosku o urlop rodzicielski uruchamia szczególną ochronę stosunku pracy. Co do zasady od dnia złożenia wniosku do zakończenia urlopu pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę, a także podejmować przygotowań do takich czynności.
Ochrona nie ma charakteru absolutnego. Wyjątki dotyczą między innymi sytuacji, w których zachodzą przesłanki rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika i zgodę wyrazi zakładowa organizacja związkowa. Szczególne zasady obowiązują także przy ogłoszeniu upadłości lub likwidacji pracodawcy.
Najwięcej wątpliwości powstaje wtedy, gdy pracownik składa wniosek już w trakcie okresu wypowiedzenia. Pracownik może powoływać się na to, że od dnia złożenia wniosku rozpoczęła się ochrona, a pracodawca nie może doprowadzić do rozwiązania umowy. Z drugiej strony pracodawca może argumentować, że wypowiedzenie zostało złożone wcześniej, z przyczyn niezwiązanych z rodzicielstwem, a termin urlopu został wybrany dopiero później, aby zablokować skutek wypowiedzenia.
Ocena zależy od chronologii zdarzeń, rodzaju urlopu, przyczyny wypowiedzenia, treści wniosku i tego, czy pracownik miał rzeczywistą swobodę wyboru terminu. Złożenie wniosku nie powinno być ignorowane przez pracodawcę. W razie wątpliwości konieczna może być indywidualna analiza prawna, ponieważ spór może dotyczyć skuteczności wypowiedzenia, dalszego trwania zatrudnienia i roszczeń pracownika.
Uwaga na wniosek złożony w okresie wypowiedzenia
Nie ma podstaw do przyjmowania, że każdy wniosek o urlop rodzicielski złożony w okresie wypowiedzenia automatycznie cofa wypowiedzenie. Przepisy zapewniają ochronę przed rozwiązaniem stosunku pracy w związku z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich, ale zastosowanie tej ochrony do wcześniej złożonego wypowiedzenia pozostaje kwestią sporną.
Brak utrwalonej linii orzeczniczej oznacza ryzyko prawne po obu stronach. Pracodawca powinien sprawdzić, czy wniosek został złożony w terminie, spełnia wymogi formalne i dotyczy urlopu, którego rozpoczęcie jest związane z ustawowym obowiązkiem lub ograniczoną swobodą pracownika. Pracownik powinien natomiast liczyć się z tym, że późny wniosek złożony wyłącznie po otrzymaniu wypowiedzenia może stać się przedmiotem sporu o nadużycie prawa.
Najważniejsza zasada jest prosta: wniosek o urlop rodzicielski składa się najpóźniej 21 dni przed jego rozpoczęciem, a tryb „z góry” wymaga złożenia dokumentu w ciągu 21 dni od porodu. Zachowanie terminu i potwierdzenie doręczenia mają znaczenie zarówno dla udzielenia urlopu, jak i dla oceny ochrony zatrudnienia.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu z pracodawcą o skuteczność wypowiedzenia lub ochronę stosunku pracy zasadna jest konsultacja z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
