Umowa zlecenie w 2026 roku może kosztować pracodawcę dokładnie tyle, ile wynosi kwota brutto, albo wymagać doliczenia składek finansowanych przez zleceniodawcę. Decyduje przede wszystkim status zleceniobiorcy. Minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto, ale nie jest jeszcze pełnym kosztem firmy.
Od czego zależy koszt umowy zlecenie?
Przy zleceniu trzeba sprawdzić, czy dana osoba ma inne tytuły do ubezpieczeń. Ten zbieg tytułów może całkowicie wyłączyć składki społeczne, ograniczyć je do składki zdrowotnej albo pozostawić pełne oskładkowanie.
Najważniejsze warianty przedstawia tabela. Kwota brutto oznacza wynagrodzenie zapisane w umowie, natomiast koszt pracodawcy obejmuje także obciążenia finansowane bezpośrednio przez firmę.
| Status zleceniobiorcy | Obowiązkowe składki ZUS | Koszt dla pracodawcy |
|---|---|---|
| Student lub uczeń poniżej 26. roku życia | Brak składek z tytułu umowy zlecenie | Kwota brutto wynagrodzenia |
| Osoba zatrudniona na etacie w innej firmie, z wynagrodzeniem co najmniej równym płacy minimalnej | Z umowy zlecenie co do zasady nie występują składki społeczne. Składka zdrowotna jest finansowana przez zleceniobiorcę | Kwota brutto wynagrodzenia |
| Osoba bez innych tytułów do ubezpieczeń | Obowiązkowe składki emerytalna, rentowa i wypadkowa oraz, w określonych przypadkach, Fundusz Pracy i FGŚP. Chorobowe jest dobrowolne | Brutto plus składki finansowane przez zleceniodawcę |
| Własny pracownik wykonujący dodatkowe zlecenie | Przychód ze zlecenia rozlicza się razem z wynagrodzeniem ze stosunku pracy | Łączne brutto oraz składki pracodawcy |
Student do 26. roku życia
Jeżeli zleceniobiorca ma status studenta i nie ukończył 26 lat, umowa zlecenie nie powoduje obowiązku opłacania składek społecznych ani zdrowotnej. Pracodawca nie zgłasza takiej osoby do ZUS z tytułu zlecenia. W tym wariancie jego podstawowym kosztem jest kwota brutto wskazana w umowie.
Zwolnienie zależy od rzeczywistego statusu studenta, dlatego przed podpisaniem umowy trzeba uzyskać aktualne oświadczenie lub dokument potwierdzający ten status. Sam wiek nie wystarcza.
Etat w innej firmie
Jeśli zleceniobiorca pracuje równocześnie na etacie u innego pracodawcy i z tego etatu uzyskuje co najmniej minimalne wynagrodzenie, zlecenie zwykle nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Składka zdrowotna od zlecenia jest potrącana z wynagrodzenia zleceniobiorcy, więc nie zwiększa kosztu firmy.
Trzeba jednak zweryfikować aktualną podstawę ubezpieczeń. Jeżeli wynagrodzenie z etatu jest niższe od minimalnego albo zatrudnienie ustaje, zasady oskładkowania zlecenia mogą się zmienić.
Brak innych tytułów do ubezpieczeń
Gdy zlecenie jest jedynym tytułem ubezpieczeniowym, pracodawca finansuje część składek społecznych. Do kosztu brutto dochodzą przede wszystkim składka emerytalna 9,76%, rentowa 6,50% oraz wypadkowa, której wysokość zależy od grupy ryzyka. Przy standardowej stawce wypadkowej 1,67% trzeba uwzględnić także składki na Fundusz Pracy i FGŚP, jeżeli nie zachodzi zwolnienie.
Jakie składki zwiększają koszt pracodawcy?
Przy pełnym oskładkowaniu składka zdrowotna jest co do zasady finansowana przez zleceniobiorcę i potrącana z jego wynagrodzenia. Nie zwiększa więc bezpośrednio kosztu zleceniodawcy. Inaczej jest ze składkami, które firma opłaca z własnych środków:
- składka emerytalna – 9,76% podstawy wymiaru po stronie zleceniodawcy,
- składka rentowa – 6,50% podstawy wymiaru,
- składka wypadkowa – zależna od obowiązującej stopy, często przyjmowanej orientacyjnie jako 1,67%,
- Fundusz Pracy i FGŚP – naliczane tylko wtedy, gdy spełnione są warunki ustawowe.
Składka chorobowa nie jest kosztem pracodawcy, ponieważ przy zleceniu ma charakter dobrowolny i jest finansowana przez zleceniobiorcę. Zleceniobiorca, który do niej przystąpi, może uzyskać ochronę w razie niezdolności do pracy na zasadach wynikających z ubezpieczenia chorobowego.
Minimalna stawka godzinowa w 2026 roku wynosi 31,40 zł brutto. Dotyczy ona określonych umów zlecenia i umów o świadczenie usług. Jeżeli zlecenie jest oskładkowane, koszt jednej godziny pracy będzie wyższy niż 31,40 zł, ponieważ do brutto trzeba doliczyć składki finansowane przez firmę.
Umowa zlecenie a umowa o pracę – różnica w koszcie
Przy umowie o pracę pracodawca co do zasady finansuje składki emerytalne, rentowe i wypadkowe, Fundusz Pracy oraz FGŚP. Może też ponosić wpłaty na PPK, jeżeli pracownik uczestniczy w programie. W przypadku pełnego oskładkowania zlecenia podstawowy mechanizm jest podobny, choć zleceniobiorcy nie przysługują automatycznie uprawnienia pracownicze, takie jak urlop wypoczynkowy.
Różnica kosztowa jest największa przy studencie do 26. roku życia albo osobie mającej odpowiedni zbieg tytułów. Wtedy koszt może ograniczyć się do brutto. Przy osobie bez innych tytułów zlecenie nie jest jednak automatycznie tanie. Po doliczeniu składek koszt zbliża się do kosztu zatrudnienia pracownika, choć szczegółowe obciążenia zależą od sytuacji stron.
Ryzyko przekwalifikowania zlecenia na etat
Niższe składki nie uzasadniają zawierania zlecenia przy pracy, która faktycznie ma cechy stosunku pracy. O charakterze współpracy decydują realne warunki jej wykonywania, a nie sama nazwa umowy.
Ryzyko rośnie, gdy zleceniobiorca:
- pracuje pod stałym kierownictwem i wykonuje polecenia przełożonego,
- ma narzucone konkretne godziny oraz stałe miejsce pracy,
- musi świadczyć pracę osobiście i pozostaje stale do dyspozycji firmy,
- wykonuje obowiązki w sposób typowy dla pracownika etatowego.
W razie kontroli ZUS lub sporu może pojawić się konieczność rozliczenia zaległych składek, odsetek i innych należności. Samo określenie współpracy jako zlecenia nie chroni pracodawcy, jeśli codzienna organizacja pracy wskazuje na podporządkowanie pracownicze.
Co sprawdzić przed podpisaniem umowy zlecenie?
Przed ustaleniem wynagrodzenia i budżetu przejdź przez kilka czynności:
- Uzyskaj od zleceniobiorcy oświadczenie o wieku, statusie studenta oraz innych tytułach do ubezpieczeń.
- Sprawdź, czy wynagrodzenie z etatu lub innego tytułu osiąga co najmniej poziom wymagany przy zbiegu ubezpieczeń.
- Ustal, które składki będą finansowane przez zleceniodawcę i czy występuje obowiązek opłacania FP oraz FGŚP.
- Porównaj ustaloną stawkę z minimalną stawką godzinową wynoszącą w 2026 roku 31,40 zł brutto.
- Oceń, czy sposób organizacji pracy nie odpowiada w rzeczywistości stosunkowi pracy.
Najkrócej: student poniżej 26. roku życia i osoba z odpowiednim innym tytułem ubezpieczeniowym mogą kosztować firmę tyle, ile wynosi ich brutto. Przy zleceniobiorcy bez innych tytułów trzeba zaplanować brutto powiększone o składki pracodawcy. O wyborze umowy nie powinna decydować sama kalkulacja, lecz także rzeczywisty charakter wykonywanych zadań.
Informacje dotyczące składek i minimalnych stawek mogą zmieniać się wraz z przepisami. Przed zawarciem umowy warto potwierdzić aktualne zasady w ZUS, na biznes.gov.pl lub u specjalisty ds. kadr i płac.
