Druk ZUS Z-3a wypełnia zleceniodawca, gdy zleceniobiorca ubiega się o zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy albo świadczenie rehabilitacyjne. Formularz przekazuje się do ZUS, aby ustalić prawo do świadczenia i obliczyć jego wysokość. E-ZLA trafia do ZUS automatycznie, ale bez Z-3a organ nie ma pełnych danych o ubezpieczeniu i przychodzie.
Kiedy stosować ZUS Z-3a?
Z-3a dotyczy osób ubezpieczonych, które nie są pracownikami. Przy umowie zlecenie właściwym formularzem jest właśnie Z-3a, a nie Z-3. Ten drugi druk służy osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Z kolei osoby prowadzące działalność gospodarczą, współpracujące z przedsiębiorcą i duchowni składają informacje na formularzu Z-3b.
| Druk | Podstawa zatrudnienia | Główny wymóg |
|---|---|---|
| ZUS Z-3 | Umowa o pracę | Formularz dla pracownika |
| ZUS Z-3a | Umowa zlecenie, agencyjna lub umowa o świadczenie usług | Dane o ubezpieczeniu i przychodzie zleceniobiorcy |
| ZUS Z-3b | Pozarolnicza działalność, współpraca z przedsiębiorcą, duchowieństwo | Formularz właściwy dla tych tytułów ubezpieczenia |
Zleceniobiorca podlega ubezpieczeniu chorobowemu dobrowolnie. Prawo do zasiłku chorobowego powstaje co do zasady po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Do tego okresu można doliczyć wcześniejsze ubezpieczenie, jeżeli przerwa między okresami nie przekroczyła 30 dni albo wynikała z określonych ustawowo przyczyn.
Obowiązek przekazania Z-3a do ZUS spoczywa na płatniku składek. Samo wystawienie zwolnienia lekarskiego nie zastępuje tego formularza.
Jak wypełnić druk Z-3a krok po kroku?
Przed rozpoczęciem przygotuj dane z umowy, dokumentacji zgłoszeniowej i ewidencji wypłat. Potrzebne będą przede wszystkim:
- dane identyfikacyjne płatnika zgodne z rejestrem ZUS i PUE ZUS
- dane zleceniobiorcy, w tym PESEL, adres i numer rachunku bankowego, jeśli ma być podany
- tytuł ubezpieczenia oraz daty podlegania ubezpieczeniom
- informacje o przychodzie stanowiącym podstawę wymiaru składek
Formularz uzupełniaj w następującej kolejności:
- Dane płatnika składek – wpisz NIP, REGON, PESEL lub inne dane wymagane w formularzu oraz adres. Informacje powinny być identyczne z danymi zapisanymi w ZUS i PUE ZUS. Różnica w nazwie, numerze albo adresie może spowodować konieczność wyjaśnień lub korekty.
- Dane ubezpieczonego – podaj imię i nazwisko, PESEL albo dane dokumentu tożsamości, adres oraz rachunek bankowy, jeżeli zleceniobiorca chce otrzymać świadczenie przelewem.
- Rodzaj świadczenia i okres niezdolności – zaznacz, czy wniosek dotyczy zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego lub innego świadczenia wskazanego w formularzu. Wpisz okres wynikający z e-ZLA albo pozostałych dokumentów.
- Informacje o ubezpieczeniu – wskaż właściwy tytuł ubezpieczenia, datę rozpoczęcia ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz informację, czy tytuł ubezpieczenia ustał. Jeśli niezdolność do pracy ma związek z wypadkiem albo chorobą zawodową, zaznacz tę okoliczność i podaj dane dokumentu potwierdzającego zdarzenie.
- Informacje o wypłaconych świadczeniach – u zleceniobiorcy co do zasady nie wykazuje się wynagrodzenia chorobowego właściwego dla pracowników. Zaznacz odpowiednie pola tylko wtedy, gdy płatnik rzeczywiście wypłacił świadczenie lub zasiłek wymagający wykazania.
- Przychód stanowiący podstawę wymiaru zasiłku – wpisz przychód za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy. Jeżeli ubezpieczenie trwało krócej, wykazuje się pełne miesiące kalendarzowe podlegania ubezpieczeniu.
- Uwagi i potwierdzenie – dodaj informacje, które mogą mieć wpływ na prawo do świadczenia lub jego wysokość. Na końcu wpisz datę i dane osoby sporządzającej formularz oraz zapewnij możliwość kontaktu, najlepiej przez podanie numeru telefonu.
Jak wykazać przychód zleceniobiorcy?
W części dotyczącej przychodu wpisuje się kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe. Powinny to być kwoty brutto, bez pomniejszania o składki społeczne. ZUS dokonuje odpowiednich odliczeń przy ustalaniu podstawy zasiłku. W praktyce często stosuje się wartość 13,71%, ale nie należy samodzielnie pomniejszać o nią kwot wykazywanych w tabeli.
Jeżeli zleceniobiorca pracował krócej niż 12 miesięcy, nie wpisuj sztucznie brakujących okresów. Wykazuje się pełne miesiące kalendarzowe trwania ubezpieczenia. Przy niepełnym miesiącu trzeba sprawdzić, czy przychód podlega uwzględnieniu zgodnie z zasadami ustalania podstawy zasiłku.
Premie i nagrody wypłacone zleceniobiorcy co do zasady wykazuje się jako przychód podlegający uwzględnieniu, także wtedy, gdy są wypłacane za okres dłuższy niż miesiąc. Składnik kwartalny lub roczny należy przypisać do okresu, którego dotyczy, zgodnie z konstrukcją formularza i pouczeniem ZUS.
Na co uważać?
Ostrzeżenie: błąd w Z-3a może opóźnić ustalenie prawa do zasiłku, wypłatę świadczenia albo spowodować wezwanie do złożenia korekty. Przed przekazaniem dokumentu sprawdź szczególnie:
- czy zaznaczono właściwy tytuł ubezpieczenia dla umowy zlecenie
- czy dane płatnika są zgodne z PUE ZUS, w tym nazwa, NIP, REGON i adres
- czy wykazany przychód jest kwotą brutto przed odliczeniem składek społecznych
- czy uwzględniono właściwe 12 miesięcy albo wszystkie pełne miesiące ubezpieczenia
- czy podano numer telefonu osoby, która może wyjaśnić wątpliwości dotyczące formularza
Po sprawdzeniu formularza zleceniodawca przekazuje go do ZUS elektronicznie albo w formie papierowej, zgodnie z obowiązującym sposobem składania dokumentów. Jeżeli przypadek obejmuje nietypowe przerwy w ubezpieczeniu, zmianę tytułu albo niejasne składniki wynagrodzenia, przed wysłaniem warto potwierdzić sposób ich wykazania w ZUS.
Najważniejsze są trzy elementy: właściwy formularz Z-3a, prawidłowe dane płatnika i ubezpieczonego oraz niepomniejszony o składki społeczne przychód z okresu poprzedzającego niezdolność do pracy.
Informacje mają charakter ogólny i nie zastępują indywidualnej porady prawnej ani wyjaśnień właściwej jednostki ZUS. W przypadku nietypowej sytuacji ubezpieczeniowej sposób wypełnienia formularza warto potwierdzić bezpośrednio w ZUS.
