Pamiętasz czasy, gdy składanie wniosku urlopowego oznaczało wypełnienie papierowego formularza, chodzenie po podpisach i modlenie się, żeby dokument nie zginął? Jeszcze 15 lat temu to była norma w polskich firmach. Dziś wystarczy kilka kliknięć by złożyć wniosek o urlop. Jak doszło do tej rewolucji i dlaczego niektóre firmy wciąż tkwią w przeszłości?
Nieco historii, czyli „analogowe” wnioski o urlop
Na początku XXI wieku składanie wniosku urlopowego przypominało małą wyprawę. Pracownik musiał pobrać formularz z działu HR, wypełnić go ręcznie, znaleźć bezpośredniego przełożonego, który podpisywał dokument, następnie nierzadko kierownika wyższego szczebla, a na końcu zanieść dokument z powrotem do HR.
HR wprowadzał papierowy dokument do teczki pracownika i w dodatkowej tabeli odznaczał urlop, by wiedzieć, czy pracownik nie przekroczył limitu. Za każdym razem, kiedy pracownik chciał upewnić się, ile dni ma jeszcze dostępnych, pytał się pracownika HR.
Typowy proces papierowy wyglądał tak:
-
Pobranie formularza: 10-15 minut
-
Wypełnienie wniosku: 5-10 minut
-
Zbieranie podpisów: 30-60 minut (w zależności od dostępności przełożonych)
-
Dostarczenie do HR: kolejne 10-15 minut
W sumie prosty wniosek urlopowy pochłaniał nawet 2 godziny czasu pracownika i kilku kierowników. A to jeszcze nie koniec – HR musiał ręcznie wprowadzić dane do systemu, sprawdzić dostępność dni urlopowych i zaktualizować ewidencję. Oraz odpowiadać na niekończące się pytania o to, ile dni urlopu jeszcze mam!
Badania przeprowadzone przez Instytut Organizacji i Zarządzania w Przemyśle „Orgmasz” w 2008 roku pokazały, że przeciętna polska firma traciła rocznie około 40 godzin roboczych na pracownika tylko na obsługę wniosków urlopowych. W firmie zatrudniającej 100 osób to oznaczało koszt równy miesięcznemu wynagrodzeniu jednego pracownika.
Pierwsze kroki ku digitalizacji
Początkowo były to proste rozwiązania – formularze PDF wysyłane mailem, które trzeba było wydrukować i przeprowadzić całą procedurę.
Później pojawiły się podstawowe aplikacje webowe. Pierwszy system do elektronicznego składania wniosków urlopowych w Polsce wprowadził PKO Bank Polski w 2011 roku, szybko za nim poszły inne duże korporacje.
Kluczowe momenty w digitalizacji wniosków urlopowych:
-
2010-2012: Pierwsze systemy w dużych korporacjach
-
2016: Równouprawnienie dokumentów elektronicznych
-
2018-2020: Masowe wdrożenia w średnich firmach
-
2020-2021: Przyspieszona digitalizacja przez pandemię COVID-19
Ewolucja systemów urlopowych
Pierwsze systemy do obsługi urlopów były proste i… ograniczone. Służyły wyłącznie do składania wniosków i ich akceptacji. Pracownik logował się, wypełniał formularz, przełożony otrzymywał powiadomienie mailowe i klikał „zatwierdź” lub „odrzuć”. Koniec.
Takie punktowe rozwiązania szybko okazały się niewystarczające. Firmy potrzebowały szerszych funkcjonalności.
Takie punktowe rozwiązania szybko okazały się niewystarczające. Firmy potrzebowały więcej:
Generacja 1.0 (2010-2015): Podstawowe formularze online
-
Proste składanie wniosków
-
Powiadomienia e-mail
-
Podstawowa archiwizacja
Generacja 2.0 (2015-2020): Systemy urlopowo-delegacyjne
-
Obsługa urlopów i delegacji
-
Podstawowe raportowanie
-
Integracja z kalendarzem
Generacja 3.0 (2020-obecnie): Kompleksowe platformy HR
-
Elektroniczne wnioski urlopowe jako jeden z modułów rozbudowanego systemu HR spełniającego różnorodne funkcjonalności.
-
Zaawansowana analityka.
-
Integracje z systemami płacowymi.
Takim rozwiązaniem jest platforma HR tomHRM umożliwiająca zarządzanie wieloma procesami HR, którą możesz rozbudowywać o moduły potrzebne w Twojej organizacji i która rośnie wraz z Tobą.
Dlaczego systemy „tylko do urlopów” to już przeżytek?
Badanie Deloitte Human Capital Trends z 2023 roku jasno pokazuje: firmy, które stawiają na wyizolowane narzędzia HR, tracą na efektywności i ponoszą wyższe koszty. Dlaczego?
Problem rozproszenia danych: Gdy urlopy są w jednym systemie, rekrutacja w drugim, a oceny pracowników w trzecim, HR musi żonglować wieloma platformami. To oznacza:
-
Powtarzanie danych w różnych systemach.
-
Ryzyko niespójności informacji.
-
Więcej czasu na administrację zamiast strategiczną pracę z ludźmi.
Przykład z życia: Pracownik składa elektroniczne wnioski urlopowe w systemie A, jego dane osobowe są w systemie B, a oceny kompetencji w systemie C. Gdy HR chce przeanalizować, czy długie urlopy wpływają na wyniki pracy, musi ręcznie zestawiać dane z trzech źródeł. W modułowym systemie HR takie analizy zajmują minuty, nie godziny.
Rewolucja, która się dokonała
Od papierowych formularzy do systemów wielomodułowych. W ciągu 15 lat sposób składania wniosków urlopowych zmienił się radykalnie. Firmy, które dokonały tej transformacji, zyskały:
-
70% oszczędności czasu na procesach administracyjnych
-
Wyższą satysfakcję pracowników dzięki prostszym procesom
-
Lepszą kontrolę nad planowaniem zasobów ludzkich
-
Oszczędności finansowe dzięki eliminacji kosztów papierowych procesów
Elektroniczne wnioski urlopowe to teraźniejszość. Pytanie brzmi: czy Twoja firma jest częścią tej rewolucji, czy wciąż tkwi w epoce papierowych formularzy?
Pamiętaj: nowoczesne systemy HR to znacznie więcej niż tylko urlopy. To kompletne platformy do zarządzania najważniejszym zasobem każdej firmy – ludźmi. A modułowe podejście oznacza, że możesz zacząć od małego kroku i rozbudowywać system w tempie dostosowanym do potrzeb Twojej organizacji.
Artykuł sponsorowany
