Skrócony czas pracy – komu przysługuje?

W pilotażu skróconego czasu pracy mogą uczestniczyć pracodawcy z sektora prywatnego i publicznego, którzy spełniają warunki określone w regulaminie naboru. Pracownik nie składa wniosku samodzielnie. Zostaje objęty programem przez swojego pracodawcę, a jego wynagrodzenie nie może zostać obniżone.

Komu przysługuje udział w pilotażu?

Program ma charakter dobrowolny i nie tworzy powszechnego prawa pracownika do krótszego tygodnia pracy. O udział ubiegają się pracodawcy, którzy występują jako Realizatorzy projektu. Mogą to być zarówno przedsiębiorstwa prywatne, jak i podmioty publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego, urzędy pracy, instytucje kultury, fundacje czy stowarzyszenia zatrudniające pracowników.

Pracodawca składa wniosek o dofinansowanie i opisuje model, który chce przetestować. Pracownicy uczestniczą w pilotażu na zasadach ustalonych przez swojego pracodawcę. Najważniejszym założeniem programu jest skrócenie czasu pracy przy zachowaniu dotychczasowego poziomu wynagrodzeń.

Jakie warunki musi spełnić pracodawca?

Podmiot ubiegający się o udział musi spełnić kilka kryteriów formalnych. Tabela pozwala szybko sprawdzić podstawowe wymagania:

Pracodawca musi także zagwarantować utrzymanie wynagrodzeń pracowników uczestniczących w projekcie na poziomie nie niższym niż obowiązujący w dniu rozpoczęcia pilotażu. Wymagane jest również zachowanie warunków pracy i płacy, bez ich pogarszania.

W przypadku odejścia uczestnika z pracy Realizator może uzupełnić jego miejsce innym pracownikiem albo kontynuować projekt z mniejszą liczbą uczestników. Nie może jednak zejść poniżej poziomu 90% liczby osób wskazanych w projekcie.

Wsparcie finansowe jest udzielane jako pomoc de minimis, o ile nie zostanie przekroczony limit określony w przepisach unijnych obowiązujących w dniu jej udzielenia. Maksymalna wartość wsparcia na jeden projekt wynosiła 1 mln zł, a koszt przypadający na jednego objętego pilotażem pracownika nie mógł przekroczyć 20 tys. zł.

Jakie modele skrócenia czasu pracy można testować?

Regulamin nie narzuca jednego rozwiązania. Pracodawca powinien dobrać model do branży, organizacji pracy i możliwości zespołu. W pilotażu można testować między innymi:

• Czterodniowy tydzień pracy.
• Mniejszą liczbę godzin pracy w poszczególnych dniach.
• Dodatkowe dni wolne w miesiącu.
• Dodatkowe dni wolne udzielane w formie urlopu wypoczynkowego.

Dopuszczalne są także inne modele, jeżeli odpowiadają specyfice pracodawcy i pozwalają rzeczywiście skrócić czas pracy. Wniosek powinien wyjaśniać, jak zmiana wpłynie na organizację zadań, wydajność oraz funkcjonowanie zespołu.

Jak przebiega proces pilotażu?

Realizacja projektu została podzielona na trzy etapy:

1. Przygotowanie – opracowanie organizacji pilotażu i przygotowanie pracowników do wdrożenia zmian. Etap zakończył się 31 grudnia 2025 r.
2. Testowanie – sprawdzanie wybranego modelu w środowisku pracy od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r.
3. Podsumowanie – przygotowanie sprawozdania końcowego i przekazanie wymaganych ankiet, nie później niż do 15 maja 2027 r.

Realizatorzy i pracownicy wypełniają ankiety przed rozpoczęciem pilotażu oraz w jego trakcie. Pracodawca składa także sprawozdania dotyczące wykorzystania środków, przeprowadzonych działań i rezultatów projektu. Wymagane jest również rozliczenie finansowe, w tym wykaz poniesionych kosztów.

W naborze dokumenty składano elektronicznie za pomocą generatora wniosków. Samo złożenie wniosku nie oznaczało przyznania środków. W przypadku jednostek organizacyjnych samorządu wniosek składa właściwa gmina, miasto, powiat albo województwo, a nie podległa jednostka działająca bez osobowości prawnej.

Jakie koszty można finansować?

Środki z pilotażu mogą zostać przeznaczone na koszty związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem projektu, w szczególności:

• Koszty obsługi – koordynowanie projektu, rekrutację uczestników, monitoring, rozliczanie oraz działania informacyjne. Ich wartość nie może przekroczyć 10% wartości projektu.
• Badania i analizy – sprawdzenie sposobu wdrożenia krótszego czasu pracy oraz oczekiwań pracowników.
• Szkolenia – przygotowanie pracowników do funkcjonowania w nowym modelu.
• Zmiany organizacyjne i technologiczne – w tym optymalizacja lub automatyzacja procesów potrzebnych do skrócenia czasu pracy.
• Dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętych pilotażem, zgodnie z zasadami programu.

Gwarancje dla pracowników

Skrócenie czasu pracy nie może oznaczać obniżenia wynagrodzenia ani pogorszenia warunków pracy i płacy. Ta zasada dotyczy pracowników objętych projektem przez cały okres jego realizacji.

Udział pracodawcy w pilotażu jest dobrowolny. Nie oznacza to jednak, że każdy pracownik może samodzielnie zgłosić się do programu albo zażądać objęcia nim swojego stanowiska. To Realizator wskazuje grupę uczestników, przy zachowaniu wymogu objęcia projektem co najmniej połowy pracowników.

Dla pracodawcy pilotaż oznacza możliwość przetestowania krótszej pracy z wykorzystaniem dofinansowania, ale także obowiązek utrzymania zatrudnienia, prowadzenia dokumentacji i udziału w badaniach. Dla pracownika najważniejsza pozostaje gwarancja, że mniejsza liczba godzin nie będzie wiązała się z niższą płacą.

Informacje o terminach i zasadach naboru dotyczą konkretnej edycji pilotażu. Przed podjęciem działań należy sprawdzić aktualne komunikaty MRPiPS oraz obowiązujący regulamin.