Wakacje od ZUS – jak złożyć wniosek krok po kroku?

Masz działalność i myślisz, jak odciążyć firmowy budżet choć na chwilę? Wakacje od ZUS mogą dać ci miesiąc bez opłacania części składek. Z tego poradnika dowiesz się, kto może z nich skorzystać i jak złożyć wniosek krok po kroku.

Czym są wakacje od ZUS?

Wakacje składkowe, nazywane potocznie wakacjami od ZUS, to jednorazowe w roku zwolnienie z opłacania składek na własne ubezpieczenia społeczne. Obejmują jeden wybrany miesiąc kalendarzowy, który sam wskazujesz we wniosku RWS. W tym czasie nadal możesz normalnie prowadzić działalność, wystawiać faktury i wykonywać usługi. Nie musisz zawieszać firmy ani zmieniać wpisu w CEIDG.

Zwolnienie dotyczy tylko twoich składek jako przedsiębiorcy. Jeśli zatrudniasz pracowników lub zleceniobiorców, nadal opłacasz za nich składki w pełnej wysokości. Z wakacji wyłączona jest także składka na ubezpieczenie zdrowotne. Zapłacisz ją za miesiąc objęty ulgą tak jak w pozostałych miesiącach roku.

Wakacje składkowe obejmują składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, a także dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, jeśli byłeś nim objęty przed złożeniem wniosku.

Warto podkreślić, że w miesiącu zwolnienia twoje składki na ubezpieczenia społeczne finansuje budżet państwa. Dzięki temu wakacje składkowe nie obniżają przyszłej emerytury ani prawa do zasiłków. Okres ten jest traktowany tak, jakbyś normalnie opłacił składki, choć faktycznie nie wychodzą one z twojego konta firmowego.

Kto może skorzystać z wakacji składkowych?

Nie każdy prowadzący firmę ma prawo do wakacji od ZUS. Ustawa wprowadza szereg warunków dotyczących statusu przedsiębiorcy, liczby ubezpieczonych oraz przychodów z działalności gospodarczej. Zanim wejdziesz na PUE ZUS i zaczniesz wypełniać wniosek, sprawdź, czy spełniasz podstawowe kryteria.

Uprawniony jest przedsiębiorca prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, który w miesiącu poprzedzającym złożenie wniosku podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu z tytułu tej działalności. Może to być objęcie obowiązkowe lub dobrowolne, ważne jednak, by podleganie trwało bez przerwy w wymaganym okresie.

Warunki dotyczące działalności i zatrudnienia

Jednym z istotnych ograniczeń jest liczba osób, które obejmujesz ubezpieczeniami. W miesiącu poprzedzającym złożenie wniosku musisz ubezpieczać łącznie nie więcej niż 10 osób. Do tej liczby ZUS zalicza także ciebie jako płatnika składek. Jeżeli prowadzisz niewielką firmę rodzinną albo jednoosobową działalność, spełnienie tego warunku zwykle nie sprawia kłopotu.

Kolejna bariera dotyczy współpracy z byłym pracodawcą. Nie możesz wykonywać pozarolniczej działalności gospodarczej na rzecz podmiotu, u którego w roku rozpoczęcia działalności lub roku poprzednim pracowałeś na etacie czy w spółdzielni, wykonując te same czynności. Jeśli więc przeszedłeś na samozatrudnienie i w praktyce robisz dokładnie to samo dla byłego pracodawcy, prawo do wakacji składkowych nie przysługuje.

Warunki finansowe i limit przychodu

Istotny jest również poziom osiąganych przychodów. W co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat kalendarzowych twój roczny przychód z działalności gospodarczej nie może przekroczyć równowartości w złotych 2 milionów euro. Jeżeli w którymś z tych lat nie miałeś w ogóle przychodu z działalności, warunek także uważa się za spełniony.

ZUS patrzy również na okres od początku bieżącego roku do dnia złożenia wniosku. Przychód z tego okresu także nie może przekraczać ustawowego limitu. W praktyce oznacza to, że z wakacji od ZUS korzystają głównie mikro i mali przedsiębiorcy, a także firmy, które czasowo zawieszały działalność albo dopiero startują i dopiero budują przychody.

Pomoc de minimis

Wakacje składkowe są traktowane jako pomoc de minimis. To rodzaj pomocy publicznej z limitem wartości, który dotyczy wszystkich form wsparcia tego typu. Liczy się tu nie tylko ulga w ZUS, lecz także inne otrzymane wcześniej formy pomocy, na przykład dotacje czy preferencyjne pożyczki oznaczone jako de minimis.

Łączna wartość takiej pomocy dla jednego przedsiębiorcy nie może przekroczyć 300 tysięcy euro w okresie trzech kolejnych lat. Jeśli wykorzystałeś już ten limit, nie dostaniesz zgody na wakacje składkowe. Dlatego we wniosku w PUE ZUS musisz złożyć oświadczenie lub załączyć zaświadczenia o pomocy de minimis, które otrzymałeś w tym czasie.

Jak przygotować się do złożenia wniosku RWS?

Formalnie wniosek RWS o zwolnienie z opłacania składek składasz wyłącznie elektronicznie. Służy do tego profil płatnika na e-ZUS / PUE ZUS. Jeśli go jeszcze nie masz, zacznij od założenia konta. Najprościej zrobisz to z wykorzystaniem profilu zaufanego, który z kolei możesz utworzyć przez bankowość elektroniczną.

Przed uruchomieniem kreatora wniosku przygotuj dane, które będą ci potrzebne. Chodzi przede wszystkim o identyfikatory (NIP, PESEL, dokument tożsamości), informacje o przychodach, a także dokumenty potwierdzające dotychczas otrzymaną pomoc de minimis. Dzięki temu unikniesz później wezwań do uzupełnienia braków przez ZUS i wydłużania postępowania.

Jeśli z twojej perspektywy wygodniej jest, by sprawą zajął się księgowy lub doradca, możesz ustanowić pełnomocnika. Do tego służy formularz ZUS PEL, na podstawie którego pełnomocnik działa w twoim imieniu na PUE ZUS. Taka osoba musi być uprawniona do reprezentowania cię przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i przypisana do twojego profilu płatnika.

Warto też zwrócić uwagę na termin. Wniosek o wakacje składkowe składasz w miesiącu poprzedzającym miesiąc zwolnienia. Jeśli chcesz nie płacić składek społecznych za grudzień, wniosek RWS musi trafić do ZUS w listopadzie. Złożenie dokumentu w innym czasie powoduje, że urząd pozostawi go bez rozpatrzenia.

Żeby usprawnić przygotowania, dobrze jest spisać sobie krótką checklistę dokumentów i danych, które na pewno pojawią się we wniosku:

• numer NIP, numer PESEL albo seria i numer dowodu osobistego lub paszportu,
• wskazanie konkretnego miesiąca, za który chcesz skorzystać ze zwolnienia,
• oświadczenie o spełnieniu warunku przychodu i niewykonywaniu działalności na rzecz byłego pracodawcy,
• informacje o otrzymanej pomocy de minimis z ostatnich trzech lat lub oświadczenie o jej braku.

Jak złożyć wniosek o wakacje od ZUS krok po kroku?

Cała procedura odbywa się online. ZUS udostępnia specjalny kreator, który prowadzi przez poszczególne pola formularza RWS – wniosek o zwolnienie z obowiązku opłacenia składek za wskazany miesiąc. System podpowiada część danych na podstawie twojego profilu płatnika, co zmniejsza ryzyko błędów.

Logowanie do PUE ZUS i wybór kreatora

Na początek wejdź na platformę PUE ZUS i zaloguj się na konto płatnika. Możesz użyć loginu i hasła, profilu zaufanego albo podpisu kwalifikowanego. Po zalogowaniu przejdź do zakładki Konto płatnika, bo tylko tam masz dostęp do funkcji związanych ze składkami i deklaracjami.

Z menu bocznego wybierz pozycję „Kreatory wniosku”, a następnie kreator o nazwie „Kreator wniosku o zwolnienie z obowiązku opłacenia składek za wskazany miesiąc – RWS (wakacje składkowe)”. System automatycznie pobierze twoje dane identyfikacyjne i podstawowe informacje o płatniku. Domyślnie podpowie też miesiąc zwolnienia jako miesiąc następujący po miesiącu złożenia wniosku, choć możesz go zmienić, jeśli planujesz inaczej.

Wypełnianie wniosku RWS

Formularz RWS zawiera kilka grup pól. Pierwsza dotyczy danych identyfikacyjnych płatnika składek. Tu sprawdzasz poprawność imienia, nazwiska, nazwę firmy, numer NIP, numer PESEL lub dane dokumentu tożsamości. Błędy w tej części potrafią opóźnić całą procedurę, dlatego warto wszystko dokładnie przejrzeć.

Kolejna część to wskazanie miesiąca kalendarzowego, w którym chcesz skorzystać ze zwolnienia. W innej sekcji składasz oświadczenia. Potwierdzasz między innymi, że spełniasz warunki przychodowe, nie wykonujesz działalności na rzecz byłego pracodawcy i nie przekroczyłeś limitu pomocy de minimis. Możesz też wskazać, że takiej pomocy nie otrzymałeś w ogóle w okresie ostatnich trzech lat.

Do wniosku dołączasz informacje niezbędne do udzielenia pomocy de minimis. Chodzi o dane dotyczące prowadzonej działalności oraz otrzymanej wcześniej pomocy publicznej odnoszącej się do tych samych kosztów, które mają być objęte wakacjami składkowymi. ZUS udostępnia szczegółową instrukcję wypełniania wniosku RWS w PUE, więc możesz ją otworzyć w osobnym oknie podczas pracy.

Dla wielu przedsiębiorców przydatne jest spojrzenie na typ działalności i stosowany w deklaracjach kod, który później wykorzystuje się przy raportach ZUS RCA za miesiąc zwolnienia. Pomaga w tym proste zestawienie:

Podpisanie i wysłanie wniosku

Gdy wszystkie pola są uzupełnione, przechodzisz do podpisania dokumentu. Możesz użyć profilu zaufanego, profilu PUE lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wybór metody zależy od tego, jak na co dzień logujesz się do systemów administracji i banku.

Po wysłaniu wniosku otrzymujesz elektroniczne potwierdzenie złożenia dokumentu. Od tego momentu ZUS ma co do zasady miesiąc na rozpatrzenie twojej sprawy. W przypadku bardziej skomplikowanych wyjaśnień termin może wydłużyć się do dwóch miesięcy, o czym urząd informuje przez PUE ZUS. Cała korespondencja dotycząca wakacji składkowych trafia właśnie tam, dlatego warto regularnie sprawdzać skrzynkę na platformie.

Jeśli chcesz uporządkować cały proces w formie kroków, możesz zapisać sobie krótką sekwencję działań:

1. załóż lub sprawdź dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS,
2. przygotuj dane o przychodach i dokumenty dotyczące pomocy de minimis,
3. uruchom kreator RWS i uzupełnij wszystkie wymagane pola,
4. podpisz wniosek profilem zaufanym, profilem PUE albo podpisem kwalifikowanym i wyślij go elektronicznie.

Co dzieje się po złożeniu wniosku i przyznaniu zwolnienia?

Po otrzymaniu wniosku Zakład Ubezpieczeń Społecznych sprawdza kompletność dokumentów. Jeśli brakuje jakiejś informacji albo załącznika, dostaniesz wezwanie do uzupełnienia braków. Na odpowiedź masz co najmniej 7 dni od chwili odebrania pisma na PUE ZUS. Brak reakcji w wyznaczonym terminie powoduje, że ZUS nie rozpatrzy twojej sprawy dalej.

Gdy wszystko się zgadza, ZUS albo przyznaje zwolnienie, albo wydaje decyzję odmawiającą ulgi czy przyznającą ją tylko częściowo. Informację o przyznaniu zwolnienia dostajesz elektronicznie. Natomiast formalna decyzja pojawia się wtedy, gdy urząd nie uwzględnia w całości twojego wniosku lub z postępowania wyjaśniającego wynika, że warunki do wakacji składkowych nie są spełnione.

Wakacje od ZUS nie zmniejszają prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, bo składki za miesiąc zwolnienia finansuje budżet państwa, a nie twój portfel firmowy.

Jeśli nie zgadzasz się z decyzją, możesz wnieść odwołanie do Sądu Okręgowego – Sądu Pracy i Ubezpieczeń Społecznych właściwego dla twojego miejsca zamieszkania. Robisz to za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję. Na sporządzenie odwołania masz miesiąc od dnia doręczenia dokumentu. Pismo musi zawierać oznaczenie sądu, twoje dane, datę i znak decyzji, a także zarzuty i wnioski wraz z uzasadnieniem.

Uzyskanie zwolnienia nie oznacza, że za miesiąc wakacji składkowych nie wysyłasz dokumentów rozliczeniowych. Nadal musisz złożyć ZUS RCA i ZUS DRA do 20. dnia kolejnego miesiąca, z odpowiednimi kodami i wykazanymi składkami finansowanymi z budżetu państwa. W raportach RCA wykazujesz swoje ubezpieczenia społeczne z kodem „wakacyjnym” 05 14, 05 74 lub 05 94, a także składkę zdrowotną rozliczaną na zasadach ogólnych.

Jeśli zatrudniasz pracowników lub zleceniobiorców, za nich rozliczasz dokumenty bez zmian, wykazując także ich składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. W sytuacji odmowy przyznania ulgi musisz z kolei złożyć korekty dokumentów za miesiąc, którego dotyczył wniosek i opłacić składki na zasadach ogólnych. ZUS może też sam utworzyć brakujące dokumenty na podstawie dostępnych danych, a to niekiedy wpływa na ustalenie minimalnej składki zdrowotnej dla wybranej formy opodatkowania.